Addio fatture cartacee, spedite col piccione viaggiatore, sparite, reclamate, accartocciate sotto la scrivania con su un’impronta di piede, il capo che urla perché non trova proprio quella fattura di 8 anni fa.
Da Gennaio 2019 tutto questo sarà un lontano ricordo, e si spera che il cambiamento sia indolore, soprattutto per quei piccoli imprenditori che di segretaria non ne hanno mai voluto sentir parlare perché fanno tutto da sé, o al massimo ogni tanto “viene qualche oretta mia nipote che sta finendo ragioneria e ha bisogno di imparare”.
Cercherò di spiegarlo in modo semplice, perché per i tecnicismi sulla fatturazione elettronica sicuramente avrete il vostro commercialista.
Vediamo i 7 passi principali
#1 Da quando?
La Legge di Bilancio 2018 ha introdotto l’obbligo diffuso della fatturazione elettronica sia nelle relazioni commerciali tra soggetti passivi Iva privati (aziende e professionisti con P.Iva) che verso i consumatori finali. Dal 1° gennaio 2019 per le cessioni di beni e le prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti, stabiliti o identificati nel territorio dello Stato, e per le relative variazioni, sono emesse esclusivamente fatture elettroniche utilizzando il Sistema di Interscambio e secondo il formato XML già in uso per la FatturaPA. Se volete approfondire cosa è il Sistema di Interscambio, sul sito FatturaPa del Governo viene spiegato in modo dettagliato.
L’obbligo di fatturazione elettronica è anticipato a partire dal 1° luglio 2018 per le fatture emesse per:
• cessioni di benzina o di gasolio destinati ad essere utilizzati come carburanti per motori a soggetti passivi Iva; (qui la circolare);
• prestazioni di servizi rese da subappaltatori e subcontraenti nell’ambito di appalti pubblici.
# 2 Cosa cambia effettivamente e operativamente?
Spiego velocemente cosa è la fatturazione elettronica. E’ un sistema digitale di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture che permette di abbandonare definitivamente la carta e i relativi costi collegati. Cambia quasi tutto: come si compila, come si invia e come si conserva. Il formato delle fatture è denominato FatturaPA, ed è il tracciato con cui devono essere prodotte, ossia un flusso di dati strutturati in formato digitale, scritto in linguaggio XML. Non è niente di cosi preoccupante come sembra, perché ci sono degli strumenti che ci aiuteranno, come ti dirò in seguito.
# 3 Come viaggia la fattura elettronica?
Viene compilata con un software che sceglierai e comprerai, deve essere firmata digitalmente, la firma elettronica deve essere apposta dal soggetto che emette fattura e inviata al destinatario tramite sistema di interscambio (Sistema Sdl dell’Agenzia delle entrate).
#4 Come compilarla
No panic. Come detto acquista un software di fatturazione elettronica, ce ne sono diversi in commercio (con abbonamenti mensili o annuali), posso darti una mia personale opinione, che per costi e qualità potrei consigliare Fattureincloud, il più del lavoro lo farà il software. Ce ne sono diversi, ti consiglio di cominciare a fare una panoramica.
Redigi la fattura e poi NON stamparla, NON inviarla via e-mail, ma devi generare il file fattura nel formato XML in standard FatturaPA. Attenzione solo ad una differenza: se stai inviando una fattura elettronica ad un tuo cliente business B2B (tra soggetti passivi IVA) o alla Pubblica Amministrazione, magari per un lavoro su appalto. Perché le due fatture hanno due codici diversi. Gli uffici della Pubblica Amministrazione sono identificati da un Codice Univoco Ufficio di 6 caratteri che va inserito obbligatoriamente in fattura; per i consumatori, non è ancora definitivo, l’ipotesi più avvalorata è che siano identificati dal Codice Fiscale e che SdI consegni nel Cassetto Fiscale.
Per i destinatari business, tra i imprenditori per esempio, le strade di invio della fattura sono 2: o tramite PEC, infatti il file XML contiene l’indirizzo PEC del cliente al quale SdI invierà la fattura, oppure tramite codice destinatario SdI, quando il cliente avrà un codice di accreditamento SdI, andrà usato questo codice per inviargli la fattura.
#5 Come firmarla e registrarla
Una volta redatta la tua fattura e controllata, va firmata digitalmente. Se hai acquistato un software, in esso sarà implementata questa funzione e per te sarà tutto più semplice. Infatti quasi tutti i software possono:
• applicare la firma digitale su ogni fattura;
• inviare la fattura al Sistema di Interscambio, tracciando l’intero percorso di validazione e accettazione del documento, e segnalando eventuali anomalie;
• effettuare la conservazione sostitutiva del documento elettronico per 10 anni (che è lo stesso di tempo di conservazione come lo era per quelle cartacee).
Il software registra automaticamente le fatture, attraverso il sistema di interscambio Sdl. Per i primi tempi nulla vieta di inviarne copia al cliente anche per email come fai ora.
#6 Per quanto tempo vanno conservate le fatture?
La normativa prevede che le fatture elettroniche vengano conservate per 10 anni, sia da chi emette la fattura che da chi la riceve. La Legge di Bilancio 2018 stabilisce che l’invio attraverso il Sistema di Interscambio adempie all’obbligo di conservazione ai soli fini fiscali e NON civilistici, che va fatto invece in modo indipendente.
#7 Che vantaggi si hanno?
Oltre che come detto è un obbligo dal 2019, ci sono comunque dei vantaggi ad utilizzare questa procedura:
- pensa all’eliminazione dei costi diretti, quali i toner della stampante, la carta, faldoni e scatoloni per la conservazione, che oltre a fare un favore all’ambiente, avrai un notevole risparmio di denaro;
- eliminazione del rischio di distruzione, corruzione o perdita di tutte le fatture;
- automatizzazione delle attività di riconciliazione di crediti, solleciti, pagamenti e fatture;
-
avrai sotto controllo tutto : la corretta gestione della fatturazione è il primo passo per essere pagati in tempo, non dovrai più scartabellare le carte, avrai il quadro della situazione;
-
puoi analizzare i tuoi clienti di qualità o i peggiori, a seconda delle fatture saldate e non;
-
con il software puoi collegarti con il tuo commercialista;
- abbattimento dei tempi per ricerca e consultazione. Sicuramente sarà molto più semplice ritrovare una fattura di 8 anni fa!
In conclusione
Non ti resta che prendere atto di questo imminente cambiamento nel mondo della fatturazione. Se hai una piccola impresa, sicuramente la tua segretaria amministrativa se ne starà già occupando. Se invece sei un libero professionista o un piccolo imprenditore o siete una start up, e non avete tempo di potervi dedicare a questa importante parte di lavoro amministrativo, potete delegare questa incombenza ad un’assistente virtuale, che vi supporterà in tutte le fasi, dalla scelta del software, all’installazione, all’inserimento delle anagrafiche cliente e ovviamente alla fatturazione vera e propria.
