Pianificare sembra sempre una parola legata al dovere, in parte lo è, ma può essere piacevole per i benefici che ne puoi trarre se tutto fila liscio.
La settimana scorsa è stata piena di cose da fare e seppure sono super organizzata in liste, calendari, pasti organizzati, imprevisti messi in conto, sono stata sopraffatta da troppe attività che mi hanno tolto molta energia.
Ho intrapreso una nuova collaborazione e come tutte le nuove cose, per ingranare al meglio c’è bisogno di diversi aspetti da “limare”, uno su tutti la comunicazione. Come vogliamo comunicare? Quante volte a settimana vogliamo confrontarci? Dopo di che, bisogna prendere la nostra bella agenda cartacea o digitale, e pianificare, andando a inserire tutti quei pezzetti di task che la nuova collaborazione prevede, incastrandoli con i compiti di routine del nostro lavoro. Ma quanto ci vuole?
Organizzare la giornata lavorativa
Lo so, starai pensando, e ora altri 30 minuti dove li prendo? Credimi che io all’inizio (prima di pianificare) ne perdevo molti di più. Oltre a quei 5 minuti che utilizzo la sera per fare il punto della situazione della giornata e dare uno sguardo veloce a quello che mi aspetta il giorno dopo, mi prendo 30 minuti, a scelta se il venerdì sera o il sabato mattina, a seconda di quando ti fermi per abbracciare il weekend.
Cosa si fa per pianificare?
Non è una ricetta magica, tu potresti metterci 10 minuti in meno se sei già abbastanza organizzata e schematica. Ti do cosa faccio io, i miei passi:
- Un check veloce della settimana appena conclusa e controllo tra le attività NON prioritarie, quindi che non erano urgenti, cosa non ho potuto svolgere e lo sposto alla settimana successiva collocandolo in uno spazio vuoto: ti consiglio se non lo conosci di usare il tool Trello;
- questo appena detto presuppone che la tua agenda cartacea o no, sia già divisa in liste o to do list, se non sai di cosa parlo leggi qui;
- concludo la settimana lavorativa (per me sabato all’ora di pranzo), accedendo alla posta elettronica per verificare se ci sono appuntamenti nuovi o attività da aggiungere in lista. Se arrivano di domenica non li conto!
- controllo gli appuntamenti fisici a cui devo partecipare e le call da remoto, verificando di lasciare sempre uno spazio temporale adeguato tra un appuntamento all’altro;
- check di controllo della programmazione social (io uso PostPickr, leggi come fare), newsletter e blog post personali e dei clienti, se tutto è ok e non ci sono problemi tecnici.
Supporto digitale o cartaceo?
Dipende dall’attività che svolgi. Io come assistente virtuale ho bisogno di tracciare tutto e farlo con tool tipo Trello o google calendar. Soprattutto perché per alcuni progetti il lavoro è condiviso con altri. Non nego che, come amante della scrittura e della cancelleria in generale, spendo dei minuti in più per riportare molte cose sulla mia agenda cartacea, perché per me scrivere è rilassante e potrebbe essere la mia routine di cui ti parlo avanti.
Pianificare: fanne una routine
L’organizzazione non è il mezzo per fare mille cose fino allo sfinimento, ma lo strumento per liberarsi dall’affanno e coltivare la produttività, che ti aiuta a vivere meglio le tue giornate.
Ma per non renderlo un altro noioso task doveroso, puoi abbinarlo a qualcosa di divertente e piacevole e farla diventare una routine. Io ormai sono affascinata da queste routine, mattutina, serale, e chi più ne ha più ne metta. Ne traggo molti benefici, e quindi la sponsorizzo volentieri. Ne ho parlato in un post se ti va di leggerlo lo trovi qui.
Potresti abbinarla all’ascolto del tuo cantante preferito, oppure se hai un giardino, occupartene mentre prendi un po di sole. Una amica mi ha confidato che quando lavorava come consulente commerciale (percorreva molti km in autostrada), pianificava gli appuntamenti della settimana dopo nella vasca da bagno, per lei era ottimizzare il tempo! Se lavori in ambito commerciale come lei, ti segnalo questo articolo che parla dell’organizzazione del lavoro dei commerciali.
Non so quale potrebbe essere un momento piacevole per te da abbinare alla pianificazione, ma prova a sperimentare e fammi sapere!
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