Come gestire un progetto online: gli step

Quante idee sparse qua e là, hai segnato sulla tua agenda? “Vorrei concretizzare questo progetto, poi vorrei fare quest’altro” e poi per mancanza di tempo o di concretezza non riesci a concludere niente?

Può capitare invece che sei molto brava ad organizzarti off line, in eventi, workshop o presentazioni, ma vorresti sfruttare anche le potenzialità del digitale e collaborare con persone da remoto, perché hai capito che per avviare un progetto online, è molto efficace ed è conveniente avere un team liquido. Se sei una libera professionista o una imprenditrice digitale, potresti non avere le possibilità di assumere un project manager, almeno non ora. Ecco quindi cosa puoi fare per avviare a piccoli passi i tuoi primi progetti online.

Sfrutta la tecnologia

Le odierne metodologie di project management sono integrate con gli strumenti di ICT, fanno in modo che il team di un progetto possa lavorare, ovunque e quando vuole. Benefici?

• riduzione dei costi;
• accesso più rapido a conoscenze e competenze specifiche.

Se è vero che puoi avvalerti dei più bravi professionisti da ogni parte del mondo, c’è da porre un’attenzione particolare alla componente umana.

Il team è fatto da persone

Lavorare da remoto, parlare su skype, mandarsi email, ecc, può portare a “meccanizzare” troppo le relazioni. Ma si possono tenere a mente alcuni accorgimenti che sto imparando col tempo:

• scambiare quattro chiacchiere col team, prima di parlare del progetto, anche 5 minuti va bene;
• costruisci relazioni, non vuole dire invitarli virtualmente al tuo compleanno, ma avere una minima conoscenza dell’altro che sta dall’altra parte del monitor;
• tieni conto delle diversità culturali del team, ecco perché è importante conoscere a grandi linee il team. Se per noi è festa nazionale, non è detto lo sia per un altro, occorre mettere al corrente tutti di un giorno di festa. Ma le diversità si possono anche trarre a nostro vantaggio, pensa solo al fuso orario diverso da paese a paese, potresti avere un team sempre attivo. Approfondendo poi l’argomento sono venuta a conoscenza di una professione emergente, il diversity manager, che si occupa proprio di tutelare le diversità nelle aziende. Se vuoi approfondire leggi qui.

Step per progetti online

Dopo aver compreso che sono importanti sia la tecnologia che la componente umana, passiamo al progetto.

Primo punto fondamentale: mettere le idee nero su bianco, la fattibilità e poi l’organizzazione. Prenditi qualche giorno per pensarci, e scegli il progetto più in linea per te, e anche più remunerativo se è per il tuo business che lo fai. Pensa ai costi, se puoi affrontarli e una volta stabilito i punti chiave, comincia a spezzettarlo.

Analisi e pianificazione

Nella fase di analisi si studia cosa voglio realizzare e cosa mi serve per farlo: sia se si tratti di realizzare un prodotto o mettere un servizio online. Di chi ho bisogno? Di quale professionalità? I costi? Poi inizio a pianificare le fasi del progetto.

Programmazione

Non entrerò nei tecnicismi del project management, farò solo un accenno delle fasi delicate della programmazione.

• Fatti aiutare dal diagramma di Gantt: una pianificazione temporale di tutte le attività da svolgere nel progetto con la precisa sequenzialità e con i vincoli necessari con cui esse devono essere svolte. Per approfondire leggi qui.
• PERT che è l’acronimo di Program Evaluation and Review Technique, ossia il percorso critico. Con questo metodo costruisci un diagramma reticolare composto da nodi e vettori, dove puoi determinare il percorso migliore sia in termini di costi che in termini di tempi.
• LRC, matrice delle responsabilità. Per ciascuna attività dovremo scegliere chi la eseguirà, e quindi la celta dei collaboratori.

Scelta collaboratori da remoto

E’ una fase delicata se è il tuo primo progetto, perché se già hai un database di collaboratori e le loro valutazioni passate, sei già un passo avanti. Se invece è la prima volta che ti cimenti in un progetto tutto online, dovrai cominciare a cercare le figure interessate. Potresti farti consigliare da colleghi oppure cercare nelle piattaforme online dove sono iscritti i vari professionisti digitali. Potrebbe essere un lavoro lungo, ecco perché potresti affidarti ad una online office manager o assistente virtuale, che fa questo per te: sceglie le figure che ti occorrono e può anche monitorare il progetto.

Quale strumento di project management usare

Dovrai poi scegliere uno strumento che ti permetta di condividere tutto il lavoro e monitorare le varie attività come e quando vengono svolte, se in tempi corretti secondo le scadenze. Io preferisco Trello, se non lo conosci ne parlo qui, ma ce ne sono diversi, come Asana o Podio, sono sia gratuiti che a pagamento;

Controllo

Hai mai sentito parlato dello stato avanzamento lavori? Io si, quando stavo ristrutturando casa, il principio è lo stesso, bisogna analizzare:

• SAL, ossia Stato Avanzamento Lavori e serve a fare il punto periodico sull’avanzamento delle attività;
• Ri-pianificazione. se nella fase precedente hai trovato qualcosa che non va, bisogna pianificare di nuovo il nostro progetto, correggendo le fasi di cui al punto 2.

Conclusioni e consigli

Ti può sembrare un po complesso, ma ti assicuro che una volta sperimentato i primi progetti tutto sembrerà più chiaro. E’ ovvio che ci vuole tempo per organizzare e monitorare anche un piccolo progetto e tutte le fasi sono delicate. Superfluo dire che non si può pensare di fare tutto da soli.

Chiedere un feedback

Lavorare da remoto può sembrare un modo freddo di eseguire dei compiti. Invece se instaurato in un certo modo con una dose di comunicazione verbale (insomma alzare il telefono se necessario) può rivelarsi vincente. Nella comunicazione online possono esserci a volte fraintendimenti e per evitarlo, e per non incappare in problemi più grandi, meglio togliersi ogni dubbio parlandone apertamente anche su skype.

Approfondirò l’argomento cercando di riportare degli esempi su dei progetti al quale sto lavorando per darti spunti utili e consigli scaturiti da eventuali errori.

Se vuoi rimanere in contatto con me iscriviti alla mia newsletter virtuale, ogni mese consigli e strumenti utili per il lavoro online! Se invece hai un mente un progetto e non vedi l’ora di metterlo in pratica, ti invito a scrivermi, possiamo lavorarci insieme!

Email: eleonora@