Lavoro da casa: come organizzarlo

Lavorare online da casa: attitudine

Lavorare da casa ha i suoi pro e contro e non voglio qui elencarli, perché se stai leggendo probabilmente hai scelto di lavorare anche o solo da casa, e saprai bene quali sono i vantaggi ma anche gli svantaggi.

Essere produttivi dalla propria stanza preferita della casa può rivelarsi un incubo se non si ha l’attitudine giusta a farlo tutti i giorni, senza disciplina e piccole regole che ci aiutano a farlo al meglio.

Un mix di disciplina quasi ferrea e semi-libertà.

Organizzare la giornata lavorativa: i miei consigli

Dopo quasi un anno da freelance, posso ad oggi fare un piccolo bilancio di quello che ho imparato e che spero possa esserti d’aiuto, anche se lavori da casa solo uno o due giorni la settimana.

Ci sono degli aspetti necessari da tenere bene a mente, che fanno la differenza della qualità del lavoro e della tua giornata.

Organizzare il lavoro in step

• gli orari: a che ora si inizia e a che ora si vuole terminare la giornata di lavoro. Definiscili e poi riempi gli orari intermedi;
• telefono: mettilo in modalità aerea o silenziosa (o almeno disattiva notifiche social) quando stai lavorando su un task delicato;
• la routine mattutina: è un tema caldo, ne ho parlato qui se vuoi approfondire. Sono sincera, i primi mesi di lavoro da casa non sono riuscita a proseguire per più di 2 giorni, perché il senso del dovere era troppo forte. Ho avuto la svolta quando ho capito che dedicarsi a stesse prima di iniziare una giornata lavorativa, anche sacrificando un’ora di sonno, mi avrebbe giovato alla grande. Provare per credere;
• vestiti: andresti in azienda in pigiama? Se la risposta è no, come spero, fai finta che la tua casa è la tua azienda. Certo non devi indossare un tailleur, ma cerca di essere presentabile a te stessa;
• distrazioni: tasto dolente. Ovvio, se stiamo a casa ogni scusa è buona, ma con un po di impegno possiamo diventare molti diligenti. Leggi qui qualche suggerimento;
• la pausa: questa è sacrosanta!Oltre alla pausa fra le attività, non salta mai la pausa caffè e il pranzo, fondamentali per rigenerarsi, dare un’occhiata veloce ai social e staccare la spina;
• pianificare: pianifica a grandi linee il tuo anno lavorativo, almeno negli obiettivi, per poi scendere nel dettaglio trimestralmente, mensilmente e settimanalmente, starai molto più tranquilla;
• parla con altre persone: anche virtualmente, scambia due chiacchiere su skype con altri del tuo settore oppure con qualcuno con cui condividi un hobby;
• esci e fai rete: stare da sola anche se il tuo è il lavoro più nerd che ci sia, c’è bisogno di avere nuovi stimoli, idee, e quale modo migliore se non quello di confrontarsi con altri? Io faccio parte della Rete al femminile di Roma, su vuoi conoscerci passa qui.

I 3 più importanti secondo la time coach
Elizabeth Grace Saunders

Uno studio che puoi leggere qui sulla Harvard Business Review, della coach Elizabeth Grace Saunders, i 3 consigli più importanti che mette in luce, dopo avere lavorato da casa per 12 anni, sono questi:

1. Stabilire un orario di lavoro: a questo ci ero arrivata anche io. Secondo Grace Saunders, “chi vuole restare concentrato, deve far finta di non lavorare da casa”. Solo così ci si concentra al massimo e si rende di più. Io inizio alle 9 di mattina e termino alle 18,30, esattamente lo stesso orario di quando ero in ufficio come dipendente;
2. Organizza bene i diversi compiti: se lavori un po a casa e in alcuni giorni sei in giro dai clienti, cerca di dedicare delle giornate totalmente alle visite ai clienti e viceversa, invece che alternare nello stesso giorno casa-fuori;
3. fissa dei limiti con gli altri: la Saunders consiglia di separarsi fisicamente dal resto della casa, anche chiudendosi in camera se ci sono altre persone in giro e di comunicare a tutti i propri orari. Sembra facile eh?

Home office: spazio in casa ottimale

Ora veniamo allo spazio fisico.

Che tu abbia una camera o uno scantinato, avere uno spazio ben curato e ben distinto dalle altre aree della casa, è necessario per poter lavorare bene. Ho visto persone lavorare ovunque, sul tavolo della cucina, sulle scale del pianerottolo, sul divano, ecc. Ognuno fa quello che vuole, ma credo che avere uno spazio ordinato, o quasi, che somigli ad una postazione di lavoro può essere molto più efficace.

Ogni tanto sbircio le scrivanie delle virtual assistant americane e su Pinterest ho creato una galleria di foto d’ispirazione, mi piacerebbe un giorno potere avere degli spazi come quelli, in attesa di un progetto più grande. Per ora mi accontento, e cerco di seguire alcune regole:

• spazio ordinato: a supporto gli organizer, i cassetti, una lavagna;
• spazio comodo: mi riferisco alla profondità della scrivania/tavolo;
• supporti adeguati: mouse ergonomico, sedia regolabile, ecc.
• area dedicata solo al lavoro;
• stanza con luce solare: non c’è bisogno di spiegazione.

La cosa importante, al di là del gusto, è avere uno spazio proprio anche per essere credibili verso noi stesse e agli occhi di chi abita con noi, se non siamo sole.

Se non abiti in una grande o media città, probabilmente non ci sono molti coworking o spazi condivisi da poter utilizzare, oppure sono molto lontani e a volte rinunci, restando a casa perché lo spostamento ti porterebbe via troppo tempo. In questo caso, in attesa che aumentino questi spazi anche in piccole città, puoi rendere unico il tuo spazio con personalità.

Utopia Vs realtà

Per farci due risate: non farti scoraggiare dai post stucchevoli che trovi sui social. “Il mio ufficio vista Miami, il mio ufficio super figo in piscina..bla bla bla.” La verità è un’altra.

Organizzazione: app e strumenti

In un mio articolo ho elencato quali sono secondo me i 7 tool utili principali da usare, se lavori online, se ti va approfondisci nell’articolo e appuntati i tools che non conosci. Ti basta intanto riflettere su questo: prima di usare le app, chiediti: lavoro sempre a casa oppure alterno in coworking o in uffici condivisi?

Cloud online per salvare i dati

Se non lavori sempre a casa probabilmente è ovvio che tu debba avere un pc portatile e che i dati e i lavori che svolgi debbano essere salvati in cloud. Lo dico perché mi è capitato proprio ultimamente di avere a che fare con una persona che andava in giro con la pennetta usb, che ogni tanto perdeva anche! Si capita… Fondamentali sistemi, ne cito alcuni:

• google drive, se hai gmail lo conoscerai già;
• google docs;
• dropbox;
• apple, iCloud drive;
• onedrive di Microsoft.

Ce ne sono tantissimi, inoltre il cloud storage è anche uno strumento per la collaborazione. Un file o una cartella infatti si può condividere con altre persone per lavorare su progetti.

Pianifica: sistemi e liste

Come ho citato prima nei miei consigli, pianifica! Sei sicuramente già un professionista organizzata, ma non guasta ripeterlo. Pianifica tutta la tua attività, usa le agende, cartacee, oppure le app online, come vuoi, basta che tu abbia una visione annuale, semestrale, settimanale di quello che dovrai fare. Questo si filetterà positivamente sul tuo lavoro a casa e di conseguenze si ridurranno le distrazioni. Poi:

• automatizza tutto (es. programma i social con i tool);
• fai liste di priorità, in modo che ogni giorno tu sappia quali cose le cose urgenti;
• delega se puoi, conquistando del tempo per te e per far crescere la tua attività.

Ascolta te stessa

Ti ho parlato di disciplina, attitudine, regole. Ma ogni tanto ascolta te stessa, sii elastica: se è una giornata NO, se hai avuto un problema, se non ti senti bene, ascoltati. Segui il tuo ritmo biologico, non forzarti. E’ vero, come libere professioniste, non abbiamo ferie, permessi, malattia, ma siamo umane e se oggi non rendiamo e non riusciamo a lavorare, non succede niente.

Crea rete di supporto

Mi è capitato di avere bisogno di consigli tecnici per il mio lavoro, fortunatamente nei forum, nei blog, c’è molta gente disposta a condividere le informazioni con te. Mentre quando ero dipendente se avevo un problema particolare mi rivolgevo ad un collega più esperto per farmi aiutare, ora da libera professionista è tutto più difficile. Ti privi a volte di chiedere aiuto, consigli, per non disturbare o per paura di non ricevere supporto dalle persone che fanno il tuo stesso lavoro.

Ti consiglio quindi di crearti se non ce l’hai già, una rete di persone che fanno il tuo stesso lavoro e sono nel tuo settore, con cui confrontarti quando hai necessità di un aiuto o un semplice consiglio spassionato. Ma anche reti di persone che non fanno parte del tuo mondo, perché a volte un consiglio sincero può arrivare anche da chi non ti aspetti.

Concludo con questo consiglio per lavorare al meglio da casa:

Fai finta di essere in ufficio!

G. Saunders

Se anche tu come freelance, smart worker o libera professionista, lavori da casa e hai qualche consiglio da condividere, ti invito a farcelo sapere nei commenti!