Quante volte mentre stiamo lavorando concentrati, ci arriva una notifica sul cellulare e siamo troppo tentati dallo sbirciare. Attendiamo qualche secondo, ma poi la tentazione è troppo forte e cediamo, prendiamo il nostro smartphone. Perdiamo preziosi secondi che poi si tramutano in minuti per riprendere la dovuta attenzione. Ma era una mail cosi importante? Il più delle volte è solo pubblicità. Passiamo decisamente troppo anche a controllare le notifiche sui social. Secondo una recente statistica di Kaspersky Lab, la nostra produttività aumenta del 26% quando non abbiamo lo smartphone. Dal punto di vista personale siamo vicini all’esaurimento, a livello professionale incide negativamente sulla produttività.
Distrazioni ogni 180 secondi
Sul luogo di lavoro un lavoratore si distrae ogni 180 secondi e poi ci impiega circa 24 minuti per riprendere l’attività che stava svolgendo prima. Il datore cosa ne pensa? Beh, 1 datore di lavoro su 5 ritiene che i lavoratori sono produttivi per meno di cinque ore al giorno, il che è molto poco considerando una giornata lavorativa mediamente di 8 ore. Ma è solo il telefonino il “diavolo tentatore”? Quante volte in ufficio ci passa a trovare un amico, “ero qui solo per un saluto” e rimane incollato sul divanetto almeno 2 ore! Quanti scoop e pettegolezzi davanti alla macchinetta del caffè e degli snack nei corridoi (mi viene in mente la fortunata sitcom italiana Camerà Cafè). Oggi però sulla scrivania, c’è “lui”, il nostro indispensabile smartphone, e più della metà dei lavoratori (55%) si distare con questo oggetto.
Per l’impiegato, vengono studiate dai piani alti diverse strategie di contenimento dell’uso del telefonino, tra cui la soluzione estrema, il divieto assoluto di tenere il cellulare a portata di mano o anche acceso. Ma il manager o il libero professionista, chi lo controlla? Per queste ultime figure si rileva una diminuzione della produttività, fino al 40%. Oltre a distrarsi, la creatività diminuisce, aumenta lo stress, per la paura di non riuscire a terminare le attività giornaliere in tempo.
Disattiva le notifiche
Spesso è anche l’ambiente circostante che ci distrae, si pensi agli uffici open space dove le tentazioni possono proliferare. Ma molto dipende invece da come ci auto regoliamo noi mentre lavoriamo. Riuscire a concentrarsi e svolgere attività in un tempo minore a quello stabilito è una meta non impossibile da raggiungere.
Cosa possiamo fare se proprio non possiamo mettere il cellulare nel cassetto?
- disattivare le notifiche dei social;
- silenziare i gruppi Whatsapp;
- non controllare l’account di posta elettronica ogni minuto, basta dedicare due o tre momenti della giornata per la lettura;
- non riuscite proprio a non distrarvi? Ci sono diverse APP che bloccano le notifiche di tutte le applicazioni in un periodo di tempo che decidi tu. Ti posso consigliare Clearlock, che può disattivare una o più app per un determinato lasso di tempo, da un minimo di 10 minuti a un massimo di 3 ore. Ma ce ne sono molte altre.
Consigli per gestire in poco tempo le email
La gestione delle email di lavoro, parlo di filtro, lettura e risposta, è sicuramente un task importante di un manager o libero professionista. In una giornata si ricevono moltissime email, di clienti o futuri clienti, alle quali bisogna rispondere tempestivamente. Elenco alcuni consigli su come gestire in modo efficace la posta elettronica:
- stabilisci 1 o 2 momenti della giornata in cui leggerai le email;
- elimina lo spam e disattiva notifiche dei social sulla mail di lavoro;
- prepara delle risposte standard per email non importanti, cosi che in meno di 30 secondi riesci a rispondere;
- se ti arriva una email importante, per cui devi preparare una risposta “coi fiocchi”, dopo averla letta, segnala come importante e come “da leggere”, se hai gmail come account, aggiungila a Tasks, in modo da trasformare l’email in un task;
- fai un archivio delle email importanti in cartelle precise, in modo che avrai un inbox più “pulito”.
Hai applicato tutti questi consigli ma ricevi centinaia di email al giorno e comunque ti porta via moltissimo tempo? Non ti preoccupare non sei l’unico e c’è una soluzione.
Delega l’attività di gestione email
Se hai da poco lanciato un nuovo prodotto avrai moltissime richieste di informazioni, e rispondere a tutti ti può portare via dai 10 minuti fino anche a 1 o 2 ore al giorno. Questa è un’attività che si può tranquillamente delegare ad un’assistente virtuale. Una figura che svolge per altri, questo ed altri servizi. Perché “perdere” tutto questo tempo a svolgere un’attività che può fare un’altra persone per Te?
Il tempo che risparmierai in questa attività sarà preziosissimo e potrai dedicarti ad altri importanti aspetti del tuo business.
